Персональный ассистент для управляющей компании
Автоматизация взаимодействия с жильцами и координация работы между отделами
Клиент:
NDA
Отрасль:
Недвижимость
Длительность:
4 месяца
Местоположение:
Москва
Размер проекта:
Средний бизнес
Обзор проекта
Клиент, управляющая компания, обслуживающая 25 жилых комплексов в Москве с общим количеством квартир более 8 000, сталкивалась с перегрузкой диспетчерской службы и неэффективной координацией между отделами. Ежедневно поступало более 200 обращений жильцов, многие из которых терялись или обрабатывались с задержками. A.I.M разработала персонального ИИ-ассистента, который автоматизировал прием заявок, планирование встреч с жильцами, управление заявками на обслуживание и координацию работы между техническими службами, значительно повысив эффективность работы и удовлетворенность жильцов.
Проблема
Перегрузка диспетчерской службы
Операторы не справлялись с потоком звонков и заявок от жильцов, что приводило к длительным ожиданиям и недовольству.
Потеря заявок
Многие обращения жильцов терялись или обрабатывались с большими задержками из-за ручного учета.
Неэффективное планирование
Планирование встреч с жильцами и координация работы мастеров происходила хаотично, без оптимизации маршрутов.
Плохая координация между отделами
Отсутствие единой системы приводило к дублированию работ и конфликтам в расписании.
Низкая прозрачность процессов
Жильцы не могли отследить статус своих заявок, что вызывало дополнительные звонки и недовольство.
Высокие операционные расходы
Неэффективная организация работы приводила к переработкам персонала и дополнительным расходам.
Наш подход
Наш подход был направлен на создание централизованного ИИ-ассистента, который мог бы взять на себя рутинные задачи диспетчерской службы и обеспечить эффективную координацию всех процессов. Мы проанализировали все типы обращений жильцов, процессы планирования и координации работ. Система была спроектирована как единая точка входа для всех запросов с автоматическим распределением задач между отделами, интеллектуальным планированием и постоянным информированием жильцов о статусе их заявок.
Наше решение
Автоматический прием заявок
ИИ-ассистент принимает заявки жильцов через различные каналы (телефон, чат, мобильное приложение), классифицирует их и направляет в соответствующие отделы.
Интеллектуальное планирование встреч
Система автоматически планирует встречи с жильцами, учитывая доступность мастеров, оптимальные маршруты и приоритетность заявок.
Координация между отделами
Ассистент обеспечивает координацию работы технических служб, бухгалтерии и управления, предотвращая конфликты и дублирование.
Отслеживание статуса заявок
Жильцы могут в реальном времени отслеживать статус своих заявок и получать уведомления о ходе выполнения работ.
Управление обслуживанием
Система планирует регулярное обслуживание общего имущества, контролирует сроки и качество выполнения работ.
Аналитика и отчетность
Подробная аналитика работы всех служб, времени реагирования и удовлетворенности жильцов для принятия управленческих решений.
Результаты
Время обработки заявок
Среднее время обработки заявки сократилось с 4 часов до 1.2 часа.
Удовлетворенность жильцов
Рейтинг удовлетворенности услугами УК вырос с 3.2 до 4.5 баллов.
Эффективность планирования
Оптимизация маршрутов и расписания мастеров повысила эффективность работы.
Снижение звонков в диспетчерскую
Автоматизация и прозрачность процессов снизили количество звонков.
Скорость реагирования
Время реагирования на аварийные ситуации значительно сократилось.
Операционные расходы
Снижение расходов на персонал диспетчерской и оптимизация работы мастеров.
Ключевые достижения
- Обработано более 80 000 заявок за первые 4 месяца работы системы
- Интегрированы 5 различных отделов в единую систему координации
- Создана база знаний из 500+ типовых ситуаций и решений
- Разработано мобильное приложение для жильцов с функциями подачи заявок
- Внедрена система автоматических уведомлений по SMS и email
- Достигнута 98% точность классификации и распределения заявок
Отзывы клиентов
Персональный ИИ-ассистент от A.I.M революционизировал нашу работу. Мы больше не тонем в потоке заявок, все процессы стали прозрачными и контролируемыми. Жильцы довольны быстрым реагированием, а наши сотрудники могут сосредоточиться на решении реальных проблем, а не на рутинной работе.
Ольга Смирнова
Директор
Как жилец, я очень доволен новой системой. Теперь я могу подать заявку через приложение, отследить ее статус и получать уведомления о ходе работ. Больше не нужно часами дозваниваться в диспетчерскую. Все быстро и удобно!
Михаил Петров
Житель ЖК 'Солнечный'
Команда проекта
Михаил Аттлас
Руководитель проекта
Управление проектом и анализ бизнес-процессов УК
Иван Соколов
Системный аналитик
Проектирование архитектуры системы и интеграций
Марат Токарев
ИИ-разработчик
Разработка алгоритмов классификации и планирования
Временные рамки проекта
Анализ и проектирование
Изучение процессов УК, анализ типов заявок, проектирование архитектуры системы и пользовательских сценариев.
Разработка основного функционала
Создание системы приема и классификации заявок, разработка алгоритмов планирования и координации.
Интеграция и тестирование
Интеграция с существующими системами УК, создание мобильного приложения, тестирование всех функций.
Запуск и обучение
Обучение персонала работе с системой, постепенный запуск, сбор обратной связи и оптимизация.
Используемые технологии
Обработка естественного языка
Понимание и классификация заявок жильцов на естественном языке
Алгоритмы планирования
Оптимизация расписания мастеров и маршрутов обслуживания
Мобильная разработка
Создание удобного приложения для жильцов на iOS и Android
Система уведомлений
Автоматические SMS и email уведомления о статусе заявок
CRM интеграция
Подключение к существующим системам учета и управления УК
Аналитическая платформа
Система отчетности и аналитики для управления эффективностью
Извлеченные уроки
Важность пользовательского опыта
Успех системы во многом зависит от удобства использования как для сотрудников УК, так и для жильцов.
Необходимость постепенного внедрения
Поэтапный запуск позволил минимизировать риски и адаптировать систему под реальные потребности.
Критичность интеграции
Качественная интеграция с существующими системами УК была ключевым фактором успеха проекта.
Важность обратной связи
Постоянный сбор обратной связи от пользователей помог быстро выявить и устранить проблемы.
Следующие шаги
Клиент планирует расширение функциональности ИИ-ассистента. В разработке находятся модули для автоматического контроля качества выполненных работ через фотоотчеты, интеграция с системами умного дома для проактивного обслуживания, и создание чат-бота для ответов на типовые вопросы жильцов. Также планируется внедрение системы в других управляющих компаниях группы и создание единой платформы управления недвижимостью.
Готовы к похожим результатам?
Свяжитесь с нами сегодня, чтобы обсудить, как мы можем помочь вашему бизнесу достичь похожих или даже лучших результатов.